Командировка: оформление, суточные, подбор билетов и проживания, отчетные документы

На время командировки за сотрудником сохраняется место и средний заработок. Работодатель при этом обязан возместить затраты сотрудника на проживание, проезд и другие нужды во время деловой поездки.

Далее мы рассмотрим особенности оформления командировок по России, выплату суточных, подбор билетов и проживания, необходимые отчетные документы. Как сэкономить время и заключить договор на командировки. И как оплатить авиабилет для юридических лиц по безналичному расчету.

Оформление командировки

Прежде чем отправлять сотрудника в командировку, нужно убедиться, что компания имеет право это сделать. Согласно ТК РФ в служебную командировку нельзя отправлять:

• Беременных женщин. Срок беременности не влияет на решение о поездке;
• Работников, не достигших 18 лет. Здесь есть исключения, например, творческие профессии;
• Работников с инвалидностью. Нельзя отправить работника-инвалида в поездку во время реабилитации;
• Сотрудников с ученическим договором. Исключение, если котором командировка связана с ученичеством;
• Зарегистрированных кандидатов на выборы. Отправить в командировку не получится в период проведения выборов.

Кроме того, есть категории сотрудников, которых можно отправить в командировку только при получении письменного согласия:

• Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
• Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
• Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
• Сотрудники с детьми-инвалидами.

Приказ для оформления командировки

Для оформления командировки руководителю потребуется создать приказ. Разрешается составление в свободной форме, но следующие пункты должны быть указаны:

• Название компании;
• ФИО сотрудника, его должность и отдел;
• Сроки и цели поездки;
• Страну или город назначения.

Приказ должен быть подписан руководителем, командированным и уполномоченным лицом.

Выплата суточных в командировке по России

Работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке. Эти расходы могут включать в себя:

• Оплату проезда (авиа/жд/наземным или иным транспортом);
• Оплату аренды жилья (гостиницы/апартаменты/квартиры);
• Суточные;
• Иные расходы.

Суточные выдаются на дополнительные расходы за каждый день нахождения в командировке и могут быть израсходованы по усмотрению сотрудника. Это также относится к выходным, нерабочим праздничным дням и дням нахождения в пути.

Работодатель вправе сам определять размер суточных для каждого сотрудника. Обычно, эти правила прописываются во внутренних документах компании.

Если сотрудник имеет возможность возвращаться домой каждый день, то работодатель не обязан выплачивать суточные.

Если сотрудник находился в пути или работал в выходные или праздничные дни, компенсация выплачивается в двойном размере. Либо по желанию сотрудника можно получить одинарное возмещение и дополнительный день отгула.

Подбор авиа и жд билетов для командировки

Важнейший вопрос, который встает перед организацией, отправляющей сотрудника в командировку – приобретение билетов. Чаще всего командировки сопровождаются перемещениями работников между филиалами компании или отправкой в иные организации. В подавляющем большинстве для переезда на большие расстояния используются самолеты или поезда.

Выбор транспорта для командировки может повлиять не только на общее впечатление о поездке, но и на сам деловой процесс. Перелеты, например, у многих вызывают стресс. Но если к этому добавить пересадки и задержки, поездка испортит настроение и может снизить эффективность работы.

Как приобрести авиабилеты

Часто подбором билетов для сотрудников, отправляющихся в командировку, занимаются секретари, реже сами командированные. Ни один из этих вариантов нельзя назвать полностью верным. Офис-менеджеры могут не знать тонкостей оформления авиабилетов, тарифов, организации трансферов. Сотрудники, которые открепляются в командировку, также не должны этим заниматься, у них другие обязанности. Сложности возрастут, если в командировку необходимо отправить не одного сотрудника, а целую группу. Если рейс не прямой и необходимы стыковки. Также в этом случае могут быть проблемы с оплатой по безналичному расчету и оформлением групповой перевозки.

Альтернативой самостоятельному оформлению билетов может послужить авиаагентство или онлайн сервис для организации командировок. А так как перелеты в командировках – затратная часть, важно грамотно подойти к поиску надежного поставщика услуг.

Выбор сервиса не должен сводиться к выбору партнера с наименьшей стоимостью услуг. Никто не хочет переплачивать. Однако, низкая цена – не всегда главный определяющий фактор. Например, крупные компании с большим штатом сотрудников, которые отправляются в командировки, могут договориться о скидке. Кроме того, если компания имеет тревел политику, агентства или сервисы будет следовать ей при подборе авиабилетов. Это позволяет планировать бюджет на командировки и отслеживать его, когда это необходимо.

Помимо этого, предоставляется техническая поддержка пассажиров 24/7. Добавление багажа, обмен билетов, возврат, изменение пассажиров производится онлайн или с помощью специалистов службы поддержки. При оформлении проездных документов через агентство или сервисы снимается ответственность с сотрудников организации.

Такие возможности может предложить Клуб Путешествий «Крылья». Компании могут быстро организовать командировку и оптимизировать расходы на деловые поездки.

После заключения договора на командировки, можно выбрать два варианта организации деловой поездки – через личного менеджера или самостоятельно с помощью онлайн-системы. Любой вариант предусматривает выгодные предложения на рейсы авиакомпании «Уральские авиалинии», индивидуальные скидки на авиабилеты других авиакомпаний, техническую поддержку 24/7 и централизованное предоставление отчетных документов.

Платформа управления бизнес-поездками JetWings позволяет получать наиболее выгодные условия для командировок, от прямых рейсов до сложносоставных маршрутов. Сервис показывает самые выгодные предложения по цене и условиям. Работает в любой точке мира. Нужен только интернет.

Помимо этого, онлайн система JetWings предоставляет доступ к специальным тарифам и индивидуальным скидкам более 320 авиакомпаний. Командированные сотрудники смогут копить мили на собственных бонусных картах авиакомпаний. Билеты можно оплатить с депозитного счета или оформить постоплату. В JetWings все прозрачно. В системе нет скрытых комиссий и переплат. Руководители всегда иметь доступ к внутренней отчетности и аналитическим данным.

Бронирование гостиниц, трансфера, страховок и других услуг

Заключив договор на командировку, компания получает возможность самостоятельно:

• бронировать авиа и жд билеты,
• бронировать гостиницы,
• выписывать билеты на аэроэкспресс,
• брать в аренду автомобили,
• подать заявку на визовое сопровождение,
• оформлять страховки для сотрудников, отправляющихся в командировки.

JetWings позволяет выбрать необходимый отель по множествам параметров из более чем 5000 отелей в 470 городах России и более 600 000 гостиниц по всему миру. Гибкие параметры выдадут нужные варианты под утвержденную тревел-политику компании. Условия размещения каждого сотрудника могут отличаться.

Отчетные документы для налоговой

Платформа JetWings позволяет экономить деньги и время. По каждой совершенной деловой поездке для бухгалтерии организации формируются необходимые отчетные документы:

• финансово-отчетная документация по оказанным услугам в соответствии с требованиями ст. 168 ч.2 НК РФ;
• акты сверки, счета, счета-фактуры, товарные накладные, акты об оказании услуг, реестры проездных документов, а также иные документы по требованию.

Также, чтобы всегда быть в курсе дел, можно сформировать отчет трат бюджета на корпоративные перевозки.

Любую услугу юридическое лицо может оплатить по безналичному расчету. Счета можно выставить прямо из системы. В закрепленный день отчетный документы по поездке будут доступны для выгрузки в JetWings. Если вы используете ЭДО – доступно подключение модуля электронного документооборота.

Организация командировок – сложный и трудоемкий процесс. При кажущийся простоте, это работа, которая требует навыков и четкого контроля. Гораздо экономней и правильней управлять тревел-политикой компании с помощью онлайн-платформы. Организовать командировку можно с любого устройства без привязки к рабочему месту. Попробуйте сервис JetWings – оставьте заявку по ссылке и доверьте организацию деловых поездок профессионалам. Подробнее о корпоративной программе Клуба Путешествий «Крылья» можно прочитать по ссылке.